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采購師降低采購風(fēng)險的關(guān)鍵手段

采購風(fēng)險通常是指采購過程可能出現(xiàn)的一些意外情況,包括人為風(fēng)險、經(jīng)濟風(fēng)險和自然風(fēng)險。例如:采購預(yù)測不準(zhǔn)導(dǎo)致物料難以滿足生產(chǎn)要求或超出預(yù)算、供應(yīng)商群體產(chǎn)能下降導(dǎo)致供應(yīng)不及時、貨物不符合訂單要求、呆滯物料增加、采購人員工作失誤、供應(yīng)商之間存在不誠實甚至違法行為,這些情況都會影響采購預(yù)期目標(biāo)的實現(xiàn)。針對這些風(fēng)險,我們需要采取一定措施予以規(guī)避來減少損失。


  一、規(guī)避采購風(fēng)險的手段
  任何事物都有風(fēng)險,采購風(fēng)險歸根結(jié)底,也是可以采用一定手段和有效措施加以防范和規(guī)避的。主要的手段包括:
       1、做好年度采購預(yù)算及策略規(guī)劃;
       2、慎重選擇供應(yīng)商,重視供應(yīng)商的篩選和評級;
       3、嚴(yán)格審查訂貨合同,盡量完善合同條款;
       4、拓寬信息渠道,保持信息流暢順;
       5、完善風(fēng)險控制體系,充分運用供應(yīng)鏈管理優(yōu)化供應(yīng)和需求;
       6、加強過程跟蹤和控制,發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施處理,以降低采購風(fēng)險。
  現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺十分豐富,充分利用專業(yè)化的信息網(wǎng)站,有助于采購人員更方便、更準(zhǔn)確地獲取信息,為評判供應(yīng)商和產(chǎn)品提供依據(jù)。同時公司對重要的供應(yīng)商可派遣專職駐廠員,或經(jīng)常對供應(yīng)商進行質(zhì)量檢查。但是,采購應(yīng)減少對個別供應(yīng)商大戶的過分依賴,可采用備選方案及備選供應(yīng)商,以分散采購風(fēng)險。至于預(yù)算,由于采購預(yù)算是基于物料成本及銷售預(yù)測等數(shù)據(jù)推算出來的,以接單式生產(chǎn)為主的公司應(yīng)注意一些關(guān)鍵器件能否在要求的時間發(fā)貨,適當(dāng)運用MRPII系統(tǒng)以及現(xiàn)貨結(jié)合的方法以減少風(fēng)險,在項目開發(fā)前充分與所有原材料供應(yīng)商溝通,使供應(yīng)商清楚配合的方向及要求。


 二、降低采購風(fēng)險的關(guān)鍵
  企業(yè)要降低質(zhì)量、交期、價格、售后服務(wù)、財務(wù)等方面的采購風(fēng)險,最關(guān)鍵的是與供應(yīng)商建立并保持良好的合作關(guān)系。建立良好的合作關(guān)系需注意幾個階段。
  
1、供應(yīng)商的初步考察階段:在選擇供應(yīng)商時,應(yīng)對供應(yīng)商的品牌、信譽、規(guī)模、銷售業(yè)績、研發(fā)等進行詳細調(diào)查,可以派人到對方公司進行現(xiàn)場了解,以做出整體評估。必要時需成立一個由采購、質(zhì)管、技術(shù)部門組成的供應(yīng)商評選小組,對供應(yīng)商的質(zhì)量水平、交貨能力、價格水平、技術(shù)能力、服務(wù)等進行評選。在初步判斷有必要進行開發(fā)后,建議將自己公司的情況告知供應(yīng)商。
  2、產(chǎn)品認證及商務(wù)階段:對所需的產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)量、用戶情況、價格、付款期、售后服務(wù)等進行逐一測試或交流。
  3、小批量認證階段:對供應(yīng)商的產(chǎn)品進行小批量的生產(chǎn)、交期方面的論證。
  4、大批量采購階段:根據(jù)合作情況,逐步加大采購力度。
  5、對供應(yīng)商進行年度評價:對合作很好的供應(yīng)商,邀請他們到公司交流明年的工作打算。


       三、采購人員不能只考慮采購風(fēng)險 
  采購作為連接公司與供應(yīng)商之間的窗口和橋梁、公司的輸入部門(營銷為輸出部門)、公司的利潤中心,不能只考慮預(yù)測和防范采購風(fēng)險,更應(yīng)該站在整個公司的角度上,考慮由此對公司制造、物流、財務(wù)、營銷、質(zhì)量、售后服務(wù)等各方面造成的影響。同時要注意核算企業(yè)總權(quán)益成本,而不只是采購成本,使得整個公司的利潤最大化、成本最低、風(fēng)險最小,從而由外向內(nèi)、由下向上對公司的管理進行整合。
  為了更好地解決這方面的問題,提高總體利潤率,將風(fēng)險與損失降至最低,可以將采購部門劃分為貨源開發(fā)(sourcing)小組與采購(buyer)小組。Sourcing主要負責(zé)成本控制、風(fēng)險防范、產(chǎn)品質(zhì)量與供貨商綜合能力評估(包括供貨商的物流狀況、售后服務(wù)、公司財力、整體管理能力等);Buyer根據(jù)Sourcing提供的信息,結(jié)合公司的生產(chǎn)狀況與需求量進行購買與跟蹤訂單。
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